Dokumentų valdymo skyriaus uždaviniai yra:
- užtikrinti Lietuvos kalėjimų tarnybos (toliau - Tarnybos) dokumentų valdymo politikos įgyvendinimą;
- užtikrinti dokumentų valdymą ir kontrolę Tarnyboje;
- užtikrinti dokumentų pavedimų ir užduočių vykdymo terminų kontrolę
Dokumentų valdymo skyrius, įgyvendindamas jam nustatytus uždavinius, vykdo šias funkcijas:
- dokumentų valdymo politikos įgyvendinimo srityje:
- rengia dokumentų valdymo politiką;
- užtikrina elektroninių dokumentų naudojimą;
- teikia siūlymus ir rekomendacijas dėl dokumentų valdymo sistemos tobulinimo, dalyvauja diegiant naujas dokumentų valdymo technologijas;
- atsako už vieningą dokumentų rengimo ir tvarkymo sistemą, rengia Tarnybos dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymo sąrašus, teikia rekomendacijas.
- dokumentų valdymo ir kontrolės srityje:
- įgyvendina Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo nuostatas Tarnyboje;
- atsako už dokumentų valdymo sistemos turinį;
- kontroliuoja, kad naudojamoje dokumentų valdymo sistemoje būtų patalpintos visos dokumentų skaitmeninės kopijos, išskyrus dokumentus, kurie reikalauja konfidencialumo atliekant kriminalinės žvalgybos veiksmus;
- apskaito ir tvarko gautą Tarnybos korespondenciją, vidaus dokumentus ir siunčiamą korespondenciją;
- registruoja sutartis;
- registruoja Tarnybos administracijos padalinių parengtus norminius teisės aktų projektus Teisės aktų informacinėje sistemoje;
- skelbia Teisės aktų registre Tarnybos direktoriaus priimtus norminius teisės aktus;
- skelbia pasirašytas išvadas dėl kitų institucijų Tarnybai pateiktų derinti teisės aktų projektų Teisės aktų informacinėje sistemoje;
- vykdo nuteistųjų/suimtųjų išsiunčiamų ir gaunamų laiškų administravimą ir apskaitą;
- sudaro, tvarko, saugo ir nustatytąja tvarka perduoda archyvui dokumentų bylas, priskirtas dokumentacijos plane Skyriaus kompetencijai;
- organizuoja vidaus dokumentų apskaitą administracijos padaliniuose;
- atlieka tinkamą siunčiamos korespondencijos išsiuntimą administracijos padalinių pateiktiems adresatams;
- vykdo įslaptintų dokumentų registravimą, apyvartą ir saugojimą;
- rengia bylų apyrašų sąrašus, metų dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, sudaro dokumentacijos plano suvestines, dokumentų (bylų) naikinimo aktus;
- administruoja gautus ir siunčiamus dokumentus, priskirtas oficialiąsias Tarnybos elektroninio pašto dėžutes, kitas dokumentų pristatymo sistemas;
- priima administracijos padaliniuose sudarytas dokumentų bylas į archyvą, apskaito jas, atrenka bylas, tvarko archyvą, rengia dokumentų bylų apyrašus ir pažymą apie įstaigos veiklos istoriją bei dokumentų sutvarkymą;
- užtikrina darbuotojų ir visuomenės priėjimą prie saugomų dokumentų;
- perduoda ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylas valstybiniam saugojimui;
- atlieka kartu su kitais administracijos padaliniais dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus; organizuoja patariamosios Dokumentų ekspertų komisijos veiklą, organizuoja dokumentų sunaikinimą;
- teikia informaciją vadovybei apie dokumentų tvarkymo ir saugojimo būklę;
- atlieka dokumentų paiešką archyve pagal paklausimus, ruošia ir tvirtina archyvinių dokumentų kopijas ar išrašus, rengia pažymas arba išduoda bylas, reikalingas juridiniams faktams patvirtinti, rengti;
- konsultuoja valstybės tarnautojus ir darbuotojus, rengia mokymus teisės aktų ir kitų oficialiųjų dokumentų rengimo, dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimais;
- kontroliuoja administracijos padaliniuose:
- oficialiųjų dokumentų rengimą;
- dokumentų registravimą;
- dokumentų apyvartą;
- bylų sudarymą, tvarkymą ir dokumentų saugojimą;
- rengiamų dokumentų atitiktį Lietuvos Respublikos įstatymams ir kitiems teisės aktams, reglamentuojantiems valstybinės kalbos vartojimą;
- nustačius administracijos padaliniuose nukrypimus nuo nustatytų dokumentų valdymo procesų ar teisės aktų reikalavimų, informuoja apie juos Tarnybos vadovybę;
- tvirtina dokumentų kopijas, nuorašus, išrašus.
- dokumentų pavedimų ir užduočių vykdymo terminų kontrolės srityje:
- perkelia pavedimus į dokumentų valdymo sistemą pagal Tarnybos vadovybės rezoliucijas, užrašytas ant dokumentų;
- Tarnybos vadovybei pavedus, teikia informaciją dėl pavedimų, deleguotų valstybės tarnautojams bei darbuotojams, kontrolės, stebi vykdymo eigą, terminų laikymąsi.
Dokumentų valdymo skyrius taip pat vykdo šias funkcijas:
- užtikrina sąlygas Tarnybos direktoriui atliekant funkcijas;
- saugo ir naudoja Skyriaus antspaudą;
- protokoluoja Tarnybos vadovybės darbo pasitarimus ir posėdžius;
- įgyvendina Tarnybos direktoriaus įsakymus ir pavedimus;
- dalyvauja darbo grupėse ir komisijose konkrečioms užduotims atlikti bei pasitarimuose;
- nustato Skyriaus poreikį pirkimams ir teikia paraiškas pirkimų planui sudaryti, rengia perkamų prekių, paslaugų ir darbų viešojo pirkimo paraiškas;
- pagal Skyriaus kompetencijądalyvauja įgyvendinant kitų administracijos padalinių veiklos procedūras;
- vykdo išankstinę ir einamąją Skyriaus administruojamų dokumentų (sutarčių, sąskaitų faktūrų, pirkimo paraiškų) finansinę kontrolę;
- nustato Skyriaus valstybės tarnautojų ir darbuotojų mokymo bei kvalifikacijos tobulinimo poreikį ir teikia administracijos padaliniui, atsakingam už personalo valdymą;
- rengia teisės aktų ir kitų dokumentų projektus Skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais;
- nagrinėja Skyriui deleguotus asmenų prašymus ir skundus;
- vizuoja įsakymų, sutarčių projektus ir kitus dokumentus Skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais;
- tvarko Skyriaus veiklos dokumentus, užtikrina tinkamą dokumentų saugojimą, naikinimą ir perdavimą į archyvą;
- rengia ir periodiškai atnaujina Tarnybos teikiamų administracinių paslaugų aprašymus ir skelbia juos Centralizuotame viešųjų ir administracinių paslaugų portale;
- vykdo kitas teisės aktų nustatytas funkcijas Skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais.